Smartsheet와 Brandfolder를 활용한  Webex의 운영 효율성 및 콘텐츠 성과 향상 사례

문제점

Webex는 세계적인 협업 솔루션 기업으로서 고객 경험 수준을 지속적으로 높이기 위해 노력해왔으며, 이에 따라 글로벌 팀을 40% 확장하며 빠르게 성장하고 있었습니다.
그러나 조직 확장과 함께 프로젝트 업무량도 급격히 증가하면서, 팀 간 커뮤니케이션과 업무 가시성에 한계가 드러나기 시작했습니다. 여러 도구와 플랫폼, 웹사이트를 오가며 업무를 처리하는 과정에서 정보 과부하가 발생했고, 필요한 데이터나 콘텐츠에 접근하는 데 시간이 많이 소요되었습니다.
실시간으로 쉽고 빠르게 리소스와 데이터를 접근할 수 있는 원스톱 시스템의 구축이 필요했습니다.

해결책

Webex는 Smartsheet를 도입해 콘텐츠 요청 및 승인 과정을 자동화하고, 양식을 사전 작성해 반복 업무 시간을 크게 줄였습니다. 대시보드와 리포트 기능을 활용해 조직 전체의 업무 흐름과 캠페인 현황을 실시간으로 공유할 수 있도록 했습니다.
또한 Brandfolder를 연동해 자산을 중앙에서 관리하고, Smart CDN 링크 기능을 통해 콘텐츠 업데이트를 한 번에 반영할 수 있게 했습니다. webex.com 내에 리소스 라이브러리를 구축하고, 1,900개 이상의 콘텐츠 자산을 10개 언어로 고객에게 셀프 서비스 방식으로 제공했습니다.

결과

Webex는 자동화된 프로세스를 통해 연간 1,350시간, 즉 약 13주에 달하는 업무 시간을 절감했습니다. 리더십 보고 속도는 42% 향상되었으며, 13만 건 이상의 콘텐츠가 Brandfolder를 통해 셀프 서비스 방식으로 활용되었습니다.
팀은 가장 효과적인 콘텐츠 유형에 집중해 효율적으로 자산을 제작할 수 있었고, 고객 온보딩과 제품 활용 확대에도 긍정적인 영향을 미쳤습니다. 그 결과 Webex는 고객에게 더 나은 서비스를 제공하면서도 조직 내 협업과 운영 효율성을 동시에 향상시킬 수 있었습니다.